نرم افزار حسابداري - سند حسابداري
مالي / حسابداري / سند حسابداري
باز كردن فرم سند حسابداري
از منوي سمت راست: 1-سيستم ها، 2-حسابداري، 3-سند حسابداري، 4سند حسابداري را كليك كنيم، فرم سند حسابداري برايتان باز مي شود
تعيين نوع سند
به صورت پيش فرض نوع سند "سند موقت" هست، در پايان دوره (هاي) مالي سندهاي موقت تبديل به "بستن حساب هاي موقت" يا همان تعيين سود و زيان مي شوند و در نهايت "تراز اختتاميه" يا بستن حساب هاي دائمي مي گردد، و پس از انتقال به دوره مالي جديد به عنوان "تراز افتتاحيه" ثبت مي گردد
شماره
شماره سند به صورت سريال پشت سر هم تخصيص مي يابد، اين شماره ها بعد از قطعي شدن بر اساس تاريخ مرتب مي شوند
مرجع
اين شماره به صورت سريال تخصيص داده مي شود و پس از قطعي شدن تغيير نمي كند پس براي مراجعات بعدي با توجه به اسناد و مدارك مي تواند مورد استفاده قرار گيرد
روزانه
اين شماره به صورت سريالي و اتوماتيك تخصيص داده مي شود و در هر روز از يك شروع مي شود و به منظور تعيين تقدم و تاخير ثبت هاي مالي در يك روز هست، با جابجايي ترتيب ثبت سندها در يك روز مي توان مانع از خلاف ماهيت شدن حساب ها در آنروز گرديد
شماره فرعي
شماره فرعي يك رشته حرفي و عدد هست و ورود اطلاعات آن در اختيار شماست و مي توانيد در آن هر متن دلخواهي را بنويسيد به عنوان مثال شماره نامه اي كه طي آن، سند مربوطه تنظيم مي گردد
توضيحات
توضيحاتي كه راجع به اين سند و دلايل تنظيم آن وجود دارد را در اين بخش وارد كنيد
تاريخ
به صورت پيش فرض تاريخ روز هست، تاريخ مي بايست در محدوده دوره مالي جاري باشد، امكان ثبت در محدوده اسناد قطعي شده وجود ندارد
آرتيكل سند
بر اساس روش حسابداري دوبل، هر سندي كه تنظيم مي شود مي بايست داري حداقل دو آرتيكل باشد و جمع اقلام بدهكار و بستانكار برابر باشد يا به اصطلاح سند بالانس باشد، جهت ورود اطلاعات آرتيكل از كليد جديد استفاده كنيد
آرتيكل-رديف
رديف ها در آرتيكل سند از يك شروع مي شود به محض ورود اطلاعات رديف جديد شماره آخرين رديف به اضافه يك مي شود و به رديف جديد به صورت خودكار تخصيص داده مي شود
آرتيكل-معين
با توجه به رويداد محقق شده و آرتيكلي كه در آن هستيد و سرفصل حساب هاي سازمانتان از ليست مربوطه حساب معين را انتخاب كنيد
آرتيكل-تفصيل
در صورتيكه معين انتخاب شده تفصيل پذير باشد حساب تفصيل مورد نظر را از ليست مرتبط انتخاب كنيد، در نظر داشته باشيد كه ليست تفصيل بر اساس تنظيمات سرفصل ها فيلتر مي شود، به عنوان مثال در صورتيكه معين انتخاب شده "حساب هاي دريافتني باشد" در ليست تفصيل "اشخاص" نمايش داده مي شود و در مثالي ديگر در صورتيكه معين انتخاب شده "موجودي بانك ها" باشد در ليست تفصيل "حساب هاي بانكي" نمايش داده مي شود
آرتيكل-توضيحات
توضيحات آرتيكل گوياي دلايلي هست كه اين آرتيل ثبت مي گردد سعي كنيد توضيحات سازمان خود را استاندارد كنيد تا در ثبت آرتيكل ها از آنها استفاده كنيد
آرتيكل-بدهكار يا بستانكار
در آرتيكل مورد نظر با توجه به ماهيت حساب مربوطه در رويداد، يكي از مقادير بدهكار يا بستانكار را وارد كنيد
آرتيكل-تاريخ پيگيري
تاريخ پيگيري بر اساس تنظيمات سرفصل معين اجباري يا اختياري مي شود، مي توانيد از اين فيلد اطلاعاتي جهت ثبت اطلاعاتي كه ماهيت تاريخي دارند و قابل پيگيري هستند استفاده كنيد، به عنوان مثال خريد انجام داده ايد و مي بايست ظرف مدت 30 روز از تاريخ خريد آنرا تسويه كنيد، در آرتيكلي كه معين "حساب هاي پرداختني" را انتخاب كرده ايد در تاريخ پيگيري 30 روز بعد از تنظيم سند را درج كنيد
آرتيكل-شماره پيگيري
شماره پيگيري بر اساس تنظيمات سرفصل معين اجباري يا اختياري مي شود، مي توانيد از اين فيلد اطلاعاتي جهت ثبت اطلاعاتي كه ماهيت شماره دارند و قابل پيگيري هستند استفاده كنيد، به عنوان مثال خريد انجام داده ايد در آرتيكلي كه معين "حساب هاي پرداختني" را انتخاب كرده ايد در فيلد شماره پيگيري شماره فاكتور خريد را درج كنيد
ثبت سند
به صورت معمول بعد از ثبت هر رديف آرتيكل سند در وضعيت يادداشت ثبت مي گردد، سند ثبت شده در وضعيت يادداشت به صورت پيش فرض در گزارشات شركت نمي كند و البته كنترل هاي ثبت سند بر روي آن صورت نمي پذيرد، براي نهايي شدن ثبت سند خود كليد ثبت را بزنيد تا ضمن كنترل صحت اطلاعات با پيغام مناسب شماره به سند شما تخصيص داده شود
بازيابي با استفاده از شماره سند
در صورتيكه شماره سند حسابداري را مي دانيد پس از باز كردن فرم سند حسابداري، شماره مورد نظر را در فيلد شماره بنويسيد و اينتر كنيد، سند حسابداري مورد نظر بازيابي مي شود
فيلتر و بازيابي از ليست
پس از باز كردن فرم سند حسابداري 1-به تب ليست برويد 2-با استفاده از پنل فيلتر مي توانيد محدوده اطلاعات را فيلتر كنيد (اختياري) 3-دكمه بازيابي را بزنيد، ليست اسناد حسابداري به ترتيب تاريخ و نزولي بازيابي مي شود 4-با استفاده از رديف فيلتر در تمام ستون هاي نمايش داده شده مي توانيد فيلتر كنيد 5-پس از انتخاب رديف مورد نظر بر روي آن دابل كليك كنيد تا آن سند در تب جزئيات نمايش داده شود
كپي قلم
اين امكان كمك مي كند تا رديف هايي كه اكثر اطلاعات آن تكراري هست را به راحتي ايجاد كنيد بر روي هر رديف كه قصد كپي كردن آنرا را داريد بايستيد و كليد كپي قلم را كليك كنيد، دقيقا مانند آن رديف، يك رديف جديد ايجاد مي شود و امكان ويرايش آنرا داريد
كپي از بالا
در صورتيكه قصد كپي يك فيلد از رديف بالا در رديف جاري را داريد مثلا حساب معين يا تفصيل يا شرح، كافيست كپي از بالا را كليك كنيد، فيلدي كه بر روي آن قرار داريد از ستون بالا در ستون جاري كپي مي شود
جابجايي مبلغ
با استفاده از اين امكان مي توانيد در آرتيكل جاري كه قرار داريد مبلغ بدهكار را به بستانكار يا بالعكس
بالانس سند
با استفاده از اين امكان، هر مانده اين كه سند داشته باشد مي توانيد در اين آرتيكل بالانس كنيد، يعني مثلا مانده سند 100.000.000 بدهكار باشد، به همين ميزان در بستانكار مي اندازد
ليست-كپي سند
با استفاده از فيلتر سندي كه مي خواهيد را بيابيد و با انتخاب آن و كليك بر روي دكمه كپي سند، دقيقا يك سند مشابه با سند انتخاب شده برايتان ايجاد مي كند و نمايش مي دهد
ليست-كپي تجميعي سند
ليست اسنادي را كه مي خواهيد يك كپي از آن داشته باشيد انتخاب كنيد و با كليك بر روي كپي تجميعي سند، يك سند جديد ايجاد مي شود و تمامي آرتيكل هاي سند انتخاب شده در اين سند كپي مي گردد
تاييد ليستي از اسناد
1-در ليست اسناد يك يا چند سند را تيك كنيد 2-با كليك بر روي تاييد ليست مورد نظر را تاييد كنيد
يادداشت
به محض ثبت اولين آرتيكل سند حسابداري با وضعيت يادداشت ذخيره مي شود، سند حسابداري كه با وضعيت يادداشت ذخيره مي شود شماره 0 مي گيرد در وضعيت يادداشت سند مي تواند بالانس نباشد و ارتباط حساب هاي معين و تفصيل كنترل نمي گردد
ثبت
با ثبت سند حسابداري شماره سند تعيين مي گردد، ارتباط حسابها و بالانس بودن سند كنترل مي گردد، سندي كه در وضعيت ثبت باشد قابل ويرايش هست
تاييد
با تاييد سند ديگر امكان ويرايش يا حذف آن وجود ندارد، مگر آنكه برگشت از تاييد شود و به وضعيت ثبت باز گردد
تصويب
تصويب اسناد به صورت دوره اي انجام مي گيرد، مثلا تا پايان شهريور، زمانيكه اسناد تصويب شوند ديگر امكان برگشت و اصلاح آن وجود ندارد(مگر با نامه مديرعامل) ميان اسناد تصويب شده نمي تواند سند صادر كرد، فرض بر اين است كه وقتي اسناد تصويب شده است دفاتر تا آن تاريخ نوشته شده است
بازيابي سند حسابداري صادر شده
1-با استفاده از "بازيابي سند حسابداري صادر شده" سند حسابداري مورد نظر را بازيابي كنيد 2-در صورتيكه سند در وضعيت يادداشت يا ثبت باشد مي توانيد آنرا ويرايش يا حذف كنيد 3-پس از ويرايش مجدد سند را ثبت كنيد 4-حذف با استفاده از كليد حذف در بالاي فرم سند حسابداري امكان پذير است
تهيه روکش سند
1-با استفاده از "بازيابي سند حسابداري صادر شده" سند مورد نظر را بيابيد(بعد از ثبت سند هم مي توانيد روكش را تهيه كنيد) 2-در بالاي فرم كليد روكش را كليك كنيد 3-در پنل نمايش داده شده مشخص كنيد كه چه فيلدهايي در روكش نمايش داده شود (اين اطلاعات براي دفعات بعد ذخيره مي شود) 4-دكمه نمايش را بزنيد تا روكش برايتان تهيه و نمايش داده شود
تهيه روکش از چندين سند
1-به ليست اسناد برويد و ليست اسنادي كه قصد تهيه روكش دسته جمعي داريد را فيلتر و بازيابي كنيد 2-يك يا چند سند را با استفاده از تيك انتخاب كنيد 3-بر روي دكمه روكش كليك كنيد 4-سيستم روكش اسناد انتخاب شده را به ترتيب شماره به شما نمايش مي دهد